1. Identificación del Responsable del Tratamiento

PANAMERICANA MOTORS S.A.S. (en adelante ‘la Empresa’) es la persona jurídica responsable del tratamiento de los datos personales recolectados en el desarrollo de su objeto social, consistente en la comercialización de motocicletas, repuestos, accesorios y servicios de taller.

Razón social:  PANAMERICANA MOTORS S.A.S.

NIT:  901558420-4

Domicilio principal:  Cra 80#10ª-11, cc Plaza 80, lcl 08, Cali, Valle del cauca

Sede adicional:  Cra 80#10ª-11, cc Plaza 80, lcl 10, Cali, Valle del cauca

Correo electrónico para datos:  info@panamericanamotors.com

Teléfono:  3002895227

2. Marco Legal

La presente Política se fundamenta en las siguientes normas:

• Constitución Política de Colombia, artículo 15 (derecho a la intimidad y al habeas data).
• Ley Estatutaria 1581 de 2012 — Protección de Datos Personales.
• Decreto Reglamentario 1377 de 2013, compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, Libro 2, Parte 2, Título 2, Capítulo 25.
• Ley 1266 de 2008 — Habeas Data Financiero (aplicable a datos crediticios).
• Circulares, instrucciones y conceptos de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) en materia de protección de datos personales.

3. Definiciones

Para efectos de esta Política, se adoptan las definiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012:

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible: Dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, datos de salud, vida sexual, biométricos, entre otros).
• Dato público: Dato que no es semiprivado, privado ni sensible. Son públicos los datos contenidos en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y los datos relativos al estado civil de las personas.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento por cuenta del Responsable.
• Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión).
• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable para informar al titular sobre las finalidades del tratamiento.
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento.
• Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

4. Principios Rectores del Tratamiento

La Empresa se obliga a cumplir los principios establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

1. Principio de legalidad: El tratamiento se realizará conforme a las disposiciones legales vigentes.
2. Principio de finalidad: El tratamiento responderá a finalidades legítimas, informadas al titular.
3. Principio de libertad: El tratamiento se ejercerá con el consentimiento previo del titular, salvo mandato legal o judicial.
4. Principio de veracidad o calidad: Los datos serán veraces, completos, exactos, actualizados y comprobables.
5. Principio de transparencia: Se garantizará al titular el derecho a obtener información sobre los datos que le conciernen.
6. Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento solo podrán hacerlo personas autorizadas y los datos no estarán disponibles en internet sin restricciones.
7. Principio de seguridad: Se adoptarán medidas técnicas, humanas y administrativas para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento están obligadas a guardar reserva de la información.

5. Tipos de Datos Personales Recolectados

5.1 Clientes y Prospectos

• Identificación: nombre completo, número de cédula, fecha de nacimiento.
• Contacto: dirección de domicilio, correo electrónico, número de teléfono o celular.
• Datos comerciales: historial de compras, preferencias de producto, historial de servicio de taller.
• Datos financieros: información de financiamiento, referencias crediticias (con consentimiento explícito).
• Datos de la motocicleta: placa, número de motor, número de chasis, modelo.
• Datos de contacto y bancarios, necesarios para devoluciones.
• Datos de contacto de emergencia (Actividades y viajes)

5.2 Empleados y Candidatos

• Identificación completa, datos de contacto, información de seguridad social.
• Datos laborales, contractuales y de nómina.
• Información de salud ocupacional (categorizada como dato sensible).
• Hoja de vida y referencias (candidatos en proceso de selección).

5.3 Proveedores y Aliados

• Identificación del representante legal o contacto comercial.
• Datos de contacto y bancarios necesarios para la relación contractual.

5.4 Visitantes a Tiendas y Eventos

• Nombre, teléfono y correo para registro de visitas, eventos o test rides.

6. Finalidades del Tratamiento

Los datos personales serán tratados para las siguientes finalidades:

• Gestionar la relación comercial con clientes, incluyendo la venta de motocicletas, repuestos, accesorios y servicios de taller.
• Enviar comunicaciones comerciales, promociones, ofertas y noticias sobre productos y eventos (sujeto a autorización).
• Coordinar citas de taller, test rides y eventos mediante canales digitales y/o telefónicos.
• Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias ante las autoridades competentes.
• Gestionar el vínculo laboral con empleados, incluyendo nómina, prestaciones sociales y salud ocupacional.
• Realizar análisis estadísticos internos para la mejora continua del servicio.
• Administrar programas de fidelización, referidos e influenciadores.
• Atender solicitudes, peticiones, quejas y reclamos (PQRS).
• Compartir datos con la distribuidora Corbeta/AKT y Royal Enfield en los términos requeridos por la relación de concesionario.
• Registrar y controlar el acceso a las instalaciones cuando aplique.

7. Autorización para el Tratamiento

La Empresa recolectará la autorización del titular mediante:

• Formulario físico o digital firmado al momento de la primera interacción comercial.
• Casilla de verificación (checkbox) en formularios web, landing pages, chatbots o sistemas de agendamiento.
• Grabación de voz cuando el contacto sea telefónico, previa advertencia al titular.

La autorización será previa, expresa e informada. La Empresa conservará prueba de la autorización otorgada por cada titular. El silencio del titular no constituye autorización.

No se requerirá autorización cuando el tratamiento sea: (i) ordenado por entidad pública o judicial, (ii) requerido para la ejecución de una relación contractual, (iii) necesario para proteger intereses vitales del titular, o (iv) datos de naturaleza pública conforme a la ley.

8. Derechos de los Titulares

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares tienen derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
3. Ser informados sobre el uso que se ha dado a sus datos.
4. Presentar ante la SIC quejas por infracciones a la normativa de protección de datos.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de datos, salvo que exista obligación legal o contractual de conservarlos.
6. Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

9. Procedimiento para Atender Solicitudes, Consultas y Reclamos

9.1 Canal de Atención

El titular o su causahabiente podrá ejercer sus derechos dirigiendo comunicación escrita a:

Correo electrónico:  info@panamericanamotors.com

Dirección física:  Cra 80#10ª-11, cc Plaza 80, lcl 10, Cali, Valle del cauca

 — A/A: Responsable de Datos Personales

9.2 Consultas

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recibo. Cuando no sea posible dar respuesta en dicho término, se informará al titular los motivos de la demora y la fecha máxima de respuesta, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes.

9.3 Reclamos

El reclamo debe contener: identificación del titular, descripción de los hechos, documentos soportes y la pretensión. Si está incompleto, la Empresa solicitará la subsanación dentro de los cinco (5) días siguientes; si no se subsana en dos (2) meses, se entenderá desistido.

El término para resolver el reclamo será de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a la fecha de recibo. De no ser posible, se comunicará al titular antes del vencimiento expresando los motivos, sin superar los ocho (8) días hábiles adicionales.

10. Transferencia y Transmisión de Datos

La Empresa podrá compartir datos personales con:

• Corbeta S.A. / AKT Motors y Royal Enfield (distribuidor y fabricante), en cumplimiento del acuerdo de concesionario.
• Entidades financieras que ofrecen crédito para la adquisición de motocicletas.
• Proveedores de tecnología (CRM, plataformas de automatización, chatbots) que actúan como Encargados del Tratamiento bajo contrato de confidencialidad.
• Autoridades judiciales o administrativas cuando sea requerido por ley.

Toda transferencia internacional de datos se realizará bajo los marcos de adecuación o cláusulas contractuales tipo exigidos por la SIC, o con autorización expresa del titular.

Los Encargados del Tratamiento estarán obligados a guardar reserva y a garantizar las mismas medidas de seguridad que la Empresa.

11. Medidas de Seguridad de la Información

La Empresa adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para proteger los datos personales frente a acceso no autorizado, pérdida, alteración o destrucción:

• Control de acceso por roles al sistema contable (WordOffice) y demás plataformas de gestión.
• Contraseñas robustas y autenticación de dos factores en plataformas críticas.
• Cifrado de información sensible en bases de datos y comunicaciones.
• Capacitación periódica al personal sobre protección de datos y manejo de información confidencial.
• Acuerdos de confidencialidad firmados por empleados y contratistas.
• Revisión anual de las medidas de seguridad y actualización de esta Política.

12. Tiempo de Conservación de los Datos

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento y las obligaciones legales aplicables:

• Datos de clientes: mientras dure la relación comercial y hasta cinco (5) años adicionales para efectos tributarios y de garantías.
• Datos de empleados: durante la vigencia del contrato laboral y diez (10) años adicionales, conforme a la normativa laboral y de seguridad social.
• Datos de prospectos sin relación comercial concretada: hasta dos (2) años desde la última interacción.
• Datos de candidatos no seleccionados: hasta seis (6) meses desde el cierre del proceso.

Transcurrido el período de conservación, los datos serán eliminados o anonimizados de forma segura.

13. Tratamiento de Datos Sensibles

La Empresa podrá recolectar datos sensibles (principalmente datos de salud de empleados en el marco de la salud ocupacional) únicamente con autorización explícita del titular, informando la naturaleza facultativa de la respuesta y las consecuencias de proporcionarlos o no. Dichos datos serán tratados con medidas de seguridad reforzadas y acceso estrictamente restringido.

14. Datos de Menores de Edad

La Empresa no recolecta datos de menores de edad de forma intencional. En caso de identificar que datos de un menor han sido proporcionados sin autorización del representante legal, procederá a eliminarlos de inmediato. El tratamiento de datos de menores de edad que sea necesario por razón de una relación laboral (datos de dependientes de empleados) se realizará con autorización del representante legal y bajo los principios del interés superior del menor.

15. Vigencia y Actualizaciones de la Política

La presente Política entra en vigencia a partir de su publicación en el año 2026 y tiene carácter indefinido. Será revisada y actualizada al menos una vez al año, o cuando cambios normativos, tecnológicos o del negocio así lo requieran.

Las versiones actualizadas serán publicadas en el sitio web de la Empresa y estarán disponibles en formato físico en las tiendas de Panamericana Motors (Cali).

16. Autoridad de Vigilancia y Control

La autoridad competente en materia de protección de datos personales en Colombia es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), ante la cual los titulares podrán presentar quejas y reclamaciones en caso de que consideren vulnerados sus derechos:

Sitio web:  www.sic.gov.co

Línea nacional:  018000-910165